転職者は必読|身元保証書とは?提出の必要性とは?

今の会社では身元保証書の提出を求められましたか
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転職先が決まったら、次に待っているのは採用手続きです。

採用に必要な書類はたくさんありますが、そのひとつに身元保証書があります。


この記事では、身元保証書の目的、誰に身元保証書を頼めばいいのか、頼める人がいない場合はどうすればいいのかを説明します。

最後に、紹介状に関するよくある質問にお答えします。

そもそも身元保証書ってなに?

入社時に提出を求められる書類のひとつに「身元保証書」があります。

身元保証書とは、家族や親族などの保証人が署名した書類です。

これを提出する理由は2つあり1つ目は、新入社員が社会人として誠実かつ責任を持って会社で働けることを証明するものです。


もう1つは、万が一本人が会社に損害を与えた場合に、第三者が損害賠償に協力することを保証するものである。

また、入社した個人が不正を犯し会社に損害を与えた場合、本人だけでなく会社にも多大な迷惑をかけるという責任を保証人に自覚させることで、本人の不正を未然に防ぐ抑止力にもなります。

そして何らかのトラブルで本人と連絡が取れなくなった場合の緊急連絡先としての役割もあります。

身元保証書は労働基準法で義務付けられているものではなく、就業規則等で会社が定めているものです。


義務ではないかもしれませんが、現在ではほとんどの会社で義務付けられています。

似たような「身元証明書」とはどう違うの?

「身元証明書」も似たような名前の書類です。

本籍地の市町村が発行する「身元証明書」は、公的機関が発行する、本人が法律上の行為能力を有することを証明する文書です。

具体的には

・無能力者または準無能力者の宣告を受けていない。

・後見登記(※)の届出を受けていない。

・破産や自己破産の通知を受けていない、および破産の届出を受けていないこと。

「身元証明書」と「身元保証書」は、名称が似ていても内容も発行主体も異なる書類ですので、お間違えのないようご注意ください。

身元保証人はどこまで責任を負うのか

会社は、保証人を提供する従業員の仕事を管理・監督しなければならない。


保証人が過大な責任を負うことを防ぐため、保証人の責任は「身元保証に関する法律(身元保証法)」という法律によって制限されている。

保証期間と責任範囲

保証人の保証書に期間の定めがない場合、有効期間は3年、最長5年。


また、保証人が会社に損害を与えた場合、通常は全額を支払う必要はなく、裁判になっても情状酌量されることが多いといわれている。

保証人には解除権がある

被保証人に問題が発生した場合、会社はいきなり損害賠償請求や裁判を起こすのではなく、まず保証人に通知する必要があります。


従業員の勤務成績に問題があり、身元保証人が責任を負う可能性がある場合や、職務や配置の変更により身元保証人が責任を負うことが困難になった場合などです。


この通知を受けた身元保証人は、身元保証人をやめる権利(解除権)があります。

身元保証書の保証人に適している人は…

保証人の条件は会社によって異なりますが、一般的には以下の4つの条件を満たす必要があります。

・働いている
・収入があること
・成人であること
・犯罪者でないこと

一般的には両親・配偶者

最も一般的な保証人は両親と配偶者。

ただし、年金生活者や専業主婦、主夫など働いていない人は保証人になれない。


また、配偶者が働いていて収入があっても、損害賠償時に「本人と生計を同一にしている」場合は、賠償額が不足する可能性があるため、保証人にはなれません。

その他に身元保証人になれる人

上記の理由で両親や配偶者が保証人になれない場合、誰が保証人になれるのでしょうか。


生計が別であるという条件はありますが、4つの条件を満たせば、祖父母や兄弟姉妹などが保証人になることができます。

身元保証人がどうしても見つからない時

親が他界していたり、条件を満たす親族がいなかったり、頼めない場合は、信頼できる友人や知人に頼めないか聞いてみましょう。


それでも保証人が見つからない場合は、保証人代行サービスを利用するのも一つの手です。

保証人代行サービスとは、一定の金額を支払って保証人になってもらうサービスです。


会社に入るとき、家の賃貸借契約をするとき、老人ホームに入るとき、外国人が日本人の保証人を必要とするときなどに利用されます。

身元保証書に関しての疑問

身元保証書の提出は拒否できるのか?

提出を拒否することは違法ではありませんが、就業規則等で提出が義務付けられている場合は、提出拒否を理由に入社を拒否される可能性があります。

過去には、推薦状を提出しなかったことを理由に採用を取り消された実例もありますので、推薦状を提出できない事情がない限り、提出することをお勧めします。

アルバイト・パートでも提出は必要

アルバイト・パートとして採用された場合でも、会社から推薦状の提出を求められた場合は提出しなければなりません。

前述の通り、正社員のように推薦状の提出が採用条件となっている場合は、提出を拒否すると採用が取り消されることもあります。

近年、勤務時間中の不適切な行為や迷惑行為がSNSに投稿され、炎上するケースが増えています。

リスク回避のため、アルバイトやパートであっても推薦状の提出を求めるケースもある。

保証人の印鑑証明書を求められたら

提出を求められた場合は、原則として提出すること。

印鑑証明書は、「保証人が架空の人物でないこと(提出者が偽造していないこと)を確認する」効果があります。

保証人の本人確認書類と一緒に印鑑証明書の提出を求められた場合は、保証人に本人確認書類に実印を押印してもらい、印鑑証明書も添付してください。

この場合、印鑑登録証明書の発行スケジュールを考慮して作成することをお勧めします。

印鑑登録証明書の悪用を心配されるかもしれませんが、印鑑登録証明書だけでは本人であることを証明するなどの効力はなく、悪用される可能性は低いので、やむを得ない場合を除き、提出に応じるのがよいでしょう。

まとめ

保証書は、会社が損害賠償の原資を確保するというよりも、誠実な勤務を約束するものだと言われている。

保証人がなかなか見つからない場合は、思い切って会社に相談してみましょう。

これから長いお付き合いになる会社ですから、最初からすべて自分で対応しようとするのではなく、まずは相談してみることをおすすめします。

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追記:自分の強みを知りたいならこの記事

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